DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS (DPO)

DPO

La privacidad y la protección de datos personales son el pilar fundamental sobre el que se construye la confianza en el ámbito digital. Al igual que una edificación requiere de una base sólida para perdurar, una gestión apropiada de los datos personales es esencial para el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier empresa. 

La relación con tus clientes y usuarios depende de cuán sólida es la gestión de sus datos personales. Porque una gestión deficiente no solo expone a la empresa a sanciones, sino que también puede erosionar la confianza y la lealtad del cliente. 

Una figura que es irreemplazable para evitar estos efectos no deseados y que asegura la implementación de las mejores prácticas de privacidad y el cumplimiento de las obligaciones legales es el Delegado de Protección de Datos (DPO) 

¿Qué es un Delegado de Protección de Datos (DPO)?

El DPO (por sus siglas en inglés) es una figura esencial en el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Su rol es fundamental para asegurar que las organizaciones traten los datos personales de manera legal y segura, protegiendo así los derechos y libertades de los individuos.  

adecuación al RGPD

Requisitos para ser Delegado de Protección de Datos

Para ser nombrado DPO, es necesario cumplir con ciertos requisitos establecidos por la normativa. Así según el Art. 37 del RGPD, el DPO debe tener conocimientos amplios en derecho y, específicamente, en protección de datos. Por tanto, se requiere que este profesional tenga la capacidad de interpretar y aplicar la normativa de protección de datos en la práctica. 

De forma adicional, dada la naturaleza tecnológica del tratamiento de datos, es recomendable que el DPO tenga conocimientos en Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).  

De igual modo, aunque no es obligatorio, la certificación voluntaria a través de programas específicos puede demostrar la competencia y especialización del DPO en protección de datos. En España, los profesionales pueden obtener certificaciones que requieren experiencia o formación en protección de datos y que están avaladas por la Agencia Española de Protección de Datos y la ENAC. 

Funciones y Responsabilidades del DPO

El DPO desempeña varias funciones críticas dentro de una organización, incluyendo: 

Informar y Asesorar

dpo

Proveer orientación sobre las obligaciones de protección de datos conforme al RGPD y la LOPDGDD.

Esto incluye informar a la organización y sus empleados sobre sus derechos y los de los clientes y usuarios en materia de protección de datos. 

Prevención de problemas legales y litigios

Asegurar que la organización cumpla con las leyes de protección de datos, incluyendo la realización de auditorías y revisiones periódicas.

El DPO debe supervisar las políticas de protección de datos y garantizar que se implementen adecuadamente.

adecuación al RGPD

Cooperación con la Autoridad de Control

Actuar como punto de contacto con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y cooperar en asuntos relacionados con el tratamiento de datos personales es una importante función del Delegado de Protección de Datos. Esto incluye responder a consultas de la AEPD y participar en las investigaciones. 

Evaluaciones de Impacto

DPO

Asesorar sobre el modo de ejecución y supervisar las Evaluaciones de Impacto en Protección de Datos (EIPD), cuando sea necesario.

La revisión de estas evaluaciones por el DPO es esencial para identificar y mitigar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales y que la EIPD resulte efectiva.

Capacitación y Formación

Desarrollar programas de formación para el personal de la organización sobre la protección de datos. Un buen DPO es capaz de elaborar currículos que incluyan tanto los conceptos básicos como asuntos de actualidad. La formación continua es crucial para mantener al personal actualizado sobre las mejores prácticas y las normativas vigente. 

Integridad e Independencia del DPO

El DPO debe trabajar de manera independiente, sin interferencias en el desempeño de sus funciones. Para garantizar su independencia y autonomía, no debe recibir instrucciones sobre cómo desempeñar sus funciones. Debe reportar directamente al nivel más alto de la gerencia, como mecanismo adicional para garantizar su independencia operativa. 

Además, aunque el DPO puede realizar otras tareas dentro de la organización, estas no deben dar lugar a conflictos de intereses. La organización debe asegurar que el DPO tenga la autonomía necesaria para desempeñar sus funciones de manera efectiva. 

Designación del DPO

La organización debe seleccionar a un candidato basado en su cualificación, experiencia y conocimientos específicos en protección de datos. Es crucial que el candidato tenga la capacidad de desempeñar las funciones del DPO de manera efectiva. Una vez designado, los datos del DPO deben ser comunicados a la AEPD en un plazo de 10 días. Esto garantiza que la autoridad de control esté al tanto de quién es el responsable de la protección de datos en la organización. 

Además, las organizaciones pueden optar por contratar los servicios de un DPO externo para cumplir con sus obligaciones. Esta opción puede ser especialmente útil para pequeñas y medianas empresas que no tienen los recursos para contratar a un DPO a tiempo completo. 

Por otro lado, con un Delegado de Protección de Datos externo es más fácil demostrar que resulta autónomo e independiente, tal y como exige la normativa. En el caso de los DPO internos, demostrar esta independencia puede ser difícil. 

dpo

¿Cuándo es obligatorio nombrar un DPO?

El RGPD y la LOPDGDD establecen las circunstancias bajo las cuales es obligatorio nombrar un DPO para empresas: 

  • Centros docentes. 
  • Entidades que hagan tratamientos a gran escala sistemático o elaboren perfiles, incluyendo de publicidad o perfilado comercial. 
  • Entidades de ordenación, supervisión y solvencia de crédito. 
  • Sectores específicos: Sectores como telecomunicaciones, juego, seguridad privada, federaciones deportivas (cuando traten datos de menores), aseguradoras, servicios financieros, salud, y otras áreas detalladas en la LOPDGDD. 

Ventajas de contar con un DPO

El DPO desempeña varias funciones críticas dentro de una organización, incluyendo: 

Mitigación de riesgos

Ayuda a reducir riesgos legales y financieros asociados con el incumplimiento de la normativa de protección de datos. Un DPO competente puede identificar y gestionar los riesgos antes de que se conviertan en problemas serios. 

Mejora en la gestión de datos

Facilita la correcta gestión y protección de datos personales dentro de la organización. Esto no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que también mejora la eficiencia operativa y la confianza en la gestión de datos. 

Confianza y reputación

Aumenta la confianza de clientes y socios comerciales, mejorando la reputación de la empresa. Contar con un DPO demuestra el compromiso de la organización con la protección de datos personales y la transparencia. 

Formación de la plantilla

Un Delegado de Protección de Datos proactivo ayuda a mantener a la plantilla formada, minimizando aún más los riesgos, mejorando la gestión de los datos por duplicado y generando una cultura de respeto a la privacidad que mejora ostensiblemente la confianza y reputación. 

Sanciones por no designar un DPO

El incumplimiento de la obligación de designar un DPO puede acarrear sanciones severas, en caso de obligatoriedad del nombramiento.

Multas que pueden alcanzar hasta los 10 millones de euros o el 2% de la facturación global anual de la empresa. Estas sanciones pueden variar dependiendo de la gravedad del incumplimiento y del impacto en los derechos de los interesados.

Además de las sanciones económicas, la reputación de la empresa puede verse gravemente afectada. Un incumplimiento en materia de protección de datos suele resultar en la pérdida de confianza de los clientes y socios.

Contar con un Delegado de Protección de Datos es esencial para cualquier organización que busque cumplir con las normativas de protección de datos y proteger los derechos de los individuos. El DPO no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también fortalece la confianza y reputación de la empresa.

En Talos Abogados, ofrecemos servicios de asesoría especializada para ayudar a tu empresa a designar y gestionar adecuadamente la figura del DPO. Así, aseguramos el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos personales desde un enfoque personalizado y eficiente. 

Nuestros abogados especializados en privacidad también pueden asumir el cargo de DPO. Este servicio ofrece fiabilidad que va más allá del simple tratamiento de datos personales, encargándonos de las complejidades de la gestión de datos y la conformidad normativa. 

Para más información, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para garantizar que tu organización cumpla con todas las obligaciones legales y reglamentarias de la protección de datos.