Si lo vemos desde la perspectiva de un negocio, enviar correos electrónicos comerciales es una necesidad imperiosa para mantener el contacto, nutrir leads valiosos y lograr ventas. Incluso es fundamental para la etapa post venta, para fidelizar al cliente y obtener una nueva compra.  

Pero si lo vemos desde la perspectiva del consumidor, recibirlos puede ser, en la mayoría de las ocasiones, prescindible. Y en ciertas circunstancias, verdaderamente molesto e invasivo de su privacidad. De ahí que se hayan establecido normativas regulando esta práctica comercial que, de no cumplirse, podrían dar lugar a sanciones monetarias de hasta 150.000 euros.  

Por este motivo es importante que, como emprendedor, tengas en cuenta las siguientes claves legales para decidir si enviar un correo electrónico comercial o no:  

El consentimiento en las comunicaciones comerciales 

Una legitimación indudable para enviar correos electrónicos comerciales es contar con el consentimiento de los destinatarios para recibirlos. Pero no cualquier tipo de consentimiento, sino uno explícito e inequívoco, que le permita al usuario decidir de manera informada y libre si recibirlos es conveniente o no para ellos.  

Esto implica que, para empezar, no puedes tomar como consentimiento cualquier acción que el usuario haga, digamos, en tu sitio web, sino que debe haber un procedimiento estándar para obtenerlo. Y dentro de ese procedimiento debes preparar un texto en el que informes a los usuarios de lo siguiente:  

  • Qué datos personales se recolectan.  
  • Por cuánto tiempo se conservarán sus datos.  
  • Por qué necesitas los datos y cómo los utilizarás.  
  • Quiénes son los responsables y encargados del tratamiento de los datos.  
  • Con quiénes se comparten sus datos, personas o empresas. 
  • Información sobre sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, olvido, supresión y limitación del tratamiento. 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recomienda que los textos informativos para recolectar suscripciones para el envío de comunicaciones comerciales mediante el consentimiento deben ser escritos de forma clara y sencilla. Así se facilita que el usuario entienda qué es a lo que está accediendo. 

El interés legítimo del responsable

Otro fundamento legal válido para enviar una comunicación comercial por correo electrónico, en este caso sin tener el consentimiento específico del destinatario, es cuando puede aplicarse el interés legítimo en comunicar productos y servicios a clientes ya existentes. Y, de acuerdo al Reglamento de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI), tienes este interés legítimo válido cuando concurren las siguientes circunstancias:  

  • Cuando existe un contrato previo por un producto o servicio similar. Por ejemplo, si el destinatario ha contratado un servicio de asesoramiento nutricional, podrás enviarle correos electrónicos comerciales publicitando productos o servicios similares como, por ejemplo, un ciclo de clases de cocina saludable. 
  • Los datos personales los proporcionó el destinatario de las comunicaciones. No puedes enviar un correo electrónico a alguien que nunca te dio su dirección de correo y solo lo conseguiste mediante alguna técnica de scraping o comprando bases de datos de terceros. Los terceros sí pueden transferirte estos datos para que los uses con este propósito si previamente el usuario les ha dado su consentimiento para hacerlo.  

La necesidad de sopesar las opciones 

Ahora, respecto al envío de correos electrónicos comerciales tomando como base el interés legítimo, es importante que consideres hasta qué punto puede ser válido dicho argumento. Esto, porque en muchos casos, es posible que se haga un abuso de él. Por eso, la normativa establece que el tratamiento de datos personales debe ser: 

  • Idóneo: Esto requiere que te fijes si el uso que haces de los datos de los usuarios en efecto te servirá para el fin estimado. Por ejemplo, si vas a mandar un correo electrónico promocionando tu nueva suite vacacional, no necesitarás recolectar la foto del DNI tus clientes para verificar que son personas y no bots. Para ese propósito podrías usar solo un código captcha. 
  • Necesario: Esto implica que evalúes qué tan apropiado es hacer un tratamiento de datos determinado para alcanzar el fin propuesto. Por ejemplo, si quieres que se suscriban a la newsletter de tu nueva marca de vino, no será necesario que los usuarios te den el número de su tarjeta de crédito, porque aún no van a comprar nada. Cuando ya lo hagan, entonces sí será necesario obtener esa información.
  • Proporcional: Para que lo sea, debes considerar si el envío de tus correos electrónicos afecta los derechos de los destinatarios y en qué medida. El ejemplo, del DNI de arriba también se considera desproporcionado.  

Facilitar la baja 

Por último, y aun cuando cumplas con las tres premisas anteriores, hay un elemento ineludible que debes considerar para que tus correos electrónicos comerciales cumplan con la normativa de privacidad: facilitar la baja. Esto significa que tienes que incluir en cada comunicación un procedimiento sencillo para que los usuarios puedan salir de tu lista de envío de correos.

Por ejemplo, puedes colocar una dirección de correo electrónico a la que los usuarios pueden escribir para pedir darse de baja de la suscripción. También, y esto es algo que hacen muchas empresas en la actualidad, colocar simples enlaces o botones a formularios para cancelar su suscripción. La mayoría de proveedores de correo en masa ya tienen estos sistemas, pero no olvides comprobar que el tuyo funciona.

La idea detrás es facilitar el procedimiento para los usuarios, que es algo que también requiere la normativa para comunicaciones de este tipo.  Desuscribirse debería ser tan fácil como suscribirse.

También hay una última forma de enviar comunicaciones comerciales legítimas: el supuesto en que estas comunicaciones comerciales se incluyen como un servicio al cliente. Esta es una técnica avanzada que usan los sistemas de fidelización de compañías que viven de sus grandes grupos de fans (piensa en equipos de fútbol de fama mundial, por ejemplo). Es un sistema que requiere cierto montaje, pero es muy eficiente para personas con una base de fans sólida. Además, está muy infrautilizado por los creadores de contenido, a pesar de que es un sistema probado para generar ingresos sin infracciones de la normativa de privacidad. Si te interesa saber más, contáctanos. 

*Foto de Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk en Unsplash.