Las precauciones de privacidad que debes tener en cuenta al realizar sorteos en redes sociales
Hacer un sorteo en Instagram o en cualquier plataforma de redes sociales es relativamente sencillo y ayuda a atraer la atención hacia el influencer o determinadas marcas. Y se ha convertido en una dinámica habitual entre muchos creadores. Sin embargo, el principal esfuerzo que quizá requiere es el de hacerlo conforme a las normas legales.
Pero en ese esfuerzo, una norma que muchas veces es olvidada en la creación digital es el Reglamento de Protección de Datos (RGPD). Porque, así como debes cumplir con establecer las bases del sorteo, también debes asegurarte de que quienes participen en tus sorteos lo hagan sin poner en riesgo su privacidad y seguridad.
Para ayudarte a asegurarte de que tus sorteos online cumplan con el RGPD y demás normativas de privacidad, hemos preparado este artículo con la información que necesitas.
Por qué tengo que cumplir con el RGPD al hacer un sorteo en Instagram y otras redes sociales
La primera pregunta que seguro te has hecho al ver este artículo es por qué es necesario adecuar tu sorteo en redes sociales al RGPD. Y la respuesta es que, para realizar un sorteo, generalmente, necesitas identificar a los participantes para poder elegir un ganador.
Esto, evidentemente, requerirá que recabes su nombre en redes, pero probablemente también su nombre y alguna otra información que ayude a identificarlo, dependiendo del caso. Por ejemplo, si sorteas un tratamiento facial postparto entre tus seguidores, probablemente tendrás que recolectar datos como el nombre de los participantes. Pero también, evidentemente, sabrás quiénes de tus seguidoras son madres y eso es un dato que permite identificarlas.
Y esa sola actividad para realizar tu sorteo ya es un tratamiento de datos personales y, por tanto, debe hacerse dentro de los parámetros del RGPD.
Cómo cumplir con el RGPD al hacer un sorteo en Instagram y demás redes sociales
Para participar en un sorteo en Instagram generalmente solo se requiere dar like, comentar y/o compartir un contenido. En TikTok la dinámica es similar. Mientras que, en plataformas como YouTube es posible enlazar formularios para inscribirse.
Pero si existen mecánicas tan disímiles para configurar un sorteo, ¿cómo cumplir con el RGPD sin complicarse demasiado? En realidad, solo hay que tener en cuenta ciertos parámetros básicos de privacidad al hacerlo. Veámoslo:
La base legal para tratar los datos de los participantes
El primer requisito que establece el RGPD para tratar datos personales es tener una base legal para hacerlo. Y como te dijimos en este artículo, existen varios argumentos que pueden ser legalmente válidos:
- El consentimiento
- Cuando se necesitan para cumplir con un contrato
- Debido a una obligación legal
- Cuando hay un interés legítimo
- Para proteger los intereses vitales de una persona
- Por interés público o para ejercer el poder público
En el caso de los sorteos en Instagram, TikTok, YouTube y otras redes sociales, las bases legales que más encajan son el consentimiento o la necesidad para cumplir con un contrato.
Muchos abogados suelen recomendar recolectar el consentimiento de forma explícita mediante formularios, sobre todo cuando enlazas a plataformas externas a las redes para realizar el sorteo. Tienen razón, y más si, además, vas a compartir los datos recolectados con una o varias marcas.
Pero, en realidad, la base legal más adecuada para tratar la información personal de quienes participan en tu sorteo es el cumplimiento del contrato. ¿Cuál? El que vas a establecer en las bases del sorteo es otro de los requisitos legales necesarios para realizar este tipo de dinámicas.
Este documento formalizará una contraprestación mediante la cual tú vas a entregar determinados premios de forma aleatoria entre quienes participen en tu sorteo y bajo ciertas condiciones. Obviamente, para cumplir con este contrato necesitas los datos personales de los participantes. Y esto debe contemplarse en el contrato en una sección específica donde se incluya toda la información de privacidad pertinente.
Usar los datos de los participantes para enviar comunicaciones comerciales
Sin embargo, tener la base legal del cumplimiento del contrato para tratar los datos personales para un sorteo, no te habilita para luego usarlos para enviar publicidad mediante DM o correo electrónico (si lo has recolectado). En este caso, tienes que recordar que el RGPD exige que el tratamiento de datos se haga solo conforme a la finalidad para la que se recolectaron.
Por lo tanto, si tienes la intención de usar los datos de los participantes para otros fines, sobre todo si son comerciales, entonces sí será necesario pedir el consentimiento. En ese caso, te recomendamos adecuar la dinámica del sorteo para redirigirlos a otra plataforma donde puedas incluir enlaces a formularios para aceptar o no el tratamiento de sus datos.
Qué información debes dar
Para poder recolectar los datos de personas, el RGPD exige que, del mismo modo, les des información para que puedan ejercer sus derechos (conoce cuáles son aquí). ¿Qué tipo de información debes dar entonces? Pues básicamente la siguiente:
- Quién es el responsable del tratamiento, que en este caso serías tú, si tú organizas el sorteo. Y cómo contactarlo.
- Qué datos vas a recolectar.
- Con qué finalidad.
- Por cuánto tiempo.
- Los derechos que tienen como usuarios.
Esta información la puedes incluir como una cláusula dentro de las bases del sorteo. Pero, si vas a pedir consentimiento, entonces tendrás que incluirla dentro de una política de privacidad aparte en la que además tendrás que presentar mucha más información. Para redactar ambos documentos es mejor contar con la orientación de un abogado.
Qué datos pedir de los participantes
Aunque en Instagram y en TikTok generalmente no se necesitan más datos para participar que la información pública de los usuarios, en otras plataformas sí podría recabarse más información. Pero cuidado, porque si los datos que les pidas a los participantes no son necesarios para el sorteo (o los fines para los que les pediste consentimiento), estás cometiendo una infracción al RGPD.
Esta normativa exige que no trates más datos de los necesarios. Y, por ejemplo, es probable que, para un sorteo de unas zapatillas, necesites el nombre e información de contacto del participante. Incluso la talla de zapatos que usa. Pero no vas a necesitar saber si la persona es soltera o casada. Esa es información innecesaria para el fin de elegir un ganador y entregar el premio. Y solicitarla te puede generar una multa de la AEPD.
Es recomendable también tomar medidas para eliminar los datos recogidos o seudonimizarlos, de ser el caso, una vez que termine el sorteo. Porque según la norma europea, los datos solo pueden ser tratados durante el tiempo específico para que se cumpla la finalidad establecida. Luego de eso, no se pueden conservar de manera que permita identificar a las personas detrás de ellos.
Las medidas de seguridad que debes tener
Habitualmente para hacer un sorteo en Instagram, TikTok, YouTube u otras redes sociales se requiere utilizar plataformas externas que recopilen la información de los participantes y seleccionen al ganador de forma automatizada. Y aquí puede haber un problema de privacidad si no tienes el cuidado de revisar si están adecuadas al RGPD.
Porque al ser tú quien organiza el sorteo, esta normativa te considera como el responsable del tratamiento y, como tal, es tu deber cuidar la seguridad de los datos recogidos. Aun cuando le encargas una parte de su tratamiento a otra persona o empresa.
Se considera así que, si utilizas una plataforma para sorteos y en ella se usan los datos para otras finalidades no advertidas al usuario, ambos podrían ser sancionados. Sería del mismo modo si un ciberataque permitiera robar los datos personales albergados por la plataforma.
Para evitarlo, es tu responsabilidad comprobar que las plataformas y herramientas que utilizas no solo cumplan con el RGPD, sino que tengan las medidas de seguridad necesarias para proteger la información personal que albergan.
Si usas la imagen de los ganadores
En algunas ocasiones, sobre todo si el sorteo lo organizas como parte de una colaboración con una marca, la imagen de los ganadores se utiliza como contenido promocional. Y esto trae una nueva obligación legal para ti: obtener la cesión de derechos de imagen.
Esto puedes hacerlo mediante la inclusión de una cláusula en las bases del sorteo o, dependiendo del uso que se vaya a dar a la imagen, con la elaboración de un contrato de cesión.
Por cierto, ¿sabías que como creador no solo tienes que proteger tu imagen, sino la de todos los que aparecen en tu contenido? En este artículo te explicamos cómo.
Conoce lo que salió mal con el sorteo de una influencer asturiana en colaboración con Burger King:
Qué otras obligaciones legales tienes que cumplir al realizar un sorteo
La protección de datos personales y el RGPD no son las únicas obligaciones que tienes que cumplir cuando organizas un sorteo en Instagram, TikTok, YouTube u otras redes sociales. Y es probable que ya conozcas alguna de estas otras:
- Notificación a la Comisión de Juego, si tus sorteos son ocasionales y tienen un costo para el participante.
- Solicitar licencia, si este tipo de dinámicas son habituales en tu contenido.
- Bases legales, donde informes la mecánica del sorteo, quién lo organiza, cuáles son los premios y las reglas y período de validez. Puedes ponerlas como un enlace en la descripción del contenido donde anuncias el concurso.
- Protección de menores: Según la normativa, solo los mayores de 14 años pueden consentir participar de un sorteo. Es mejor evitarlo con los menores porque se necesita la autorización de los padres, algo que sería muy difícil de probar que tienes, en realidad.
- Publicidad responsable para evitar la promoción de la ludopatía.
Si quieres saber más sobre estos requisitos, te recomendamos leer el artículo que enlazamos aquí.
Consejos finales
Aunque organizar un sorteo en Instagram u otra red social puede resultar sencillo, no te olvides de que, por tu seguridad y la de tus seguidores, es mejor tomarse un poco de tiempo en cumplir las normas que los regulan. Entre ellas, la normativa de privacidad y el RGPD suelen ser los puntos más flacos de este tipo de actividades.
Si realizas estos sorteos de manera regular, es mejor tener a tu lado a un equipo de abogados que se encargue de verificar que no estás transgrediendo ninguna norma al hacerlo. Contrata nuestro Kit Legal Básico para Creadores que te ofrece un paquete de servicios de acompañamiento legal para la creación de contenido.
Foto de Laura Chouette en Unsplash
